Dal 12 ottobre 2015 tutte le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate a redigere informaticamente il registro giornaliero di protocollo e a trasmetterlo "entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, al fine di garantire l’immodificabilità del suo contenuto" (D.P.C.M. del 03/12/2013 Regole Tecniche sul Protocollo Informatico).
Il mancato adempimento di tale obbligo comporta la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico da parte del responsabile preposto alla gestione documentale.
Fra qualche giorno sul portale TINN sarà disponibile l’aggiornamento della procedura "Leonardo" alle specifiche dal DPCM 3 dicembre 2013 "Regole Tecniche sul Protocollo Informatico".
I Clienti, nell’ambito dei contratti in essere, potranno provvedere in autonomia ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico.
Si è provveduto ad integrare la gestione protocollo con il sistema di conservazione sostitutiva UNISTORAGE di Unimatica Spa (Conservatore Accreditato AgID), consentendo l’adempimento dell’obbligo normativo della "Conservazione del Registro Giornaliero di Protocollo" con pochi e semplici passaggi applicativi:
Inoltre, si evidenzia che con l’entrata in vigore delle nuove Regole tecniche sarà obbligatoria l’adozione del Manuale della Conservazione, un «documento informatico» che illustri dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie degli oggetti informatici conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione, le procedure per la produzione di duplicati o copie, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
Per supportare l’Ente nel passaggio al digitale, ICT Global Service S.r.l. si rende disponibile ad offrire il supporto tecnico e consulenziale nella redazione e/o aggiornamento del Manuale della Conservazione.