Dal prossimo 12 ottobre 2015 (come previsto dal DPCM 03/12/2013) entreranno in vigore le nuove regole tecniche per il Protocollo Informatico; da tale data, in conformità alle specifiche tecniche del DPCM stesso e alle circolari dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tutta la Pubblica Amministrazione è obbligata alla trasmissione, al sistema di conservazione, del “Registro di Protocollo Giornaliero”.
Il Registro Giornaliero di Protocollo deve, pena la perdita dei requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di Protocollo Informatico (art.7 DPCM 03/12/2013), essere posto in conservazione entro la giornata lavorativa successiva. La conservazione del “registro di protocollo giornaliero” diventa un servizio obbligatorio, che garantisce integrità e leggibilità nel tempo dei documenti originali informatici. Il mancato invio al sistema di conservazione determina la perdita dei requisiti minimi del sistema di protocollo.
Il servizio proposto da TINN prevede l’invio al conservatore dei documenti che abbiano le caratteristiche richieste, senza alcun aggravio delle incombenze per l’operatore comunale. L’Ente avrà a propria disposizione un conservatore (Unimatica Spa) accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, in possesso dei dovuti requisiti di garanzia, di sicurezza e recuperabilità del dato. Presso il conservatore individuato sarà possibile porre in conservazione anche altri documenti originali digitali, proveniente da software quali atti amministrativi, fatture, contratti, mandati di pagamento, xml elettorali, comunicazioni PEC.
Di fatto un contenitore unico in cui l’ente, in modo trasparente tramite il gestore documentale TINN, riversa tutti i documenti che devono essere posti in conservazione; con la possibilità di effettuare ricerche ed estrazioni direttamente dal gestionale TINN.
Per attivare la Conservazione Registro Giornaliero è sufficiente sottoscrivere il modulo d’ordine presente sul menu Strumenti del programma Affari Generali alla voce " Attivazione Conservazione Registro Giornaliero" come da immagine riportata, previo inserimento dei dati presenti sulla form, o stampare il modulo d’ordine da inviare via fax.
Per poter utilizzare la funzione appena descritta è necessario scaricare l’ultimo aggiornamento della procedura affari generali.
Entro la settimana sarà disponibile l’aggiornamento di Affari Generali alla Rel. 3.0.1.16 che permette la creazione dei file necessari alla conservazione del Registro Giornaliero e l’invio degli stessi, eventualmente firmati digitalmente, al conservatore Unimatica Spa, come specificato nel modulo d’ordine.
Per supportare l’Ente nel passaggio al digitale, ICT Gloabl Service S.r.l. mette a disposizione i seguenti documenti: